Управляйте активами легко: мобильный учет и инвентаризация основных средств в 1С

Основные средства: что нужно знать каждому владельцу бизнеса

Каждый бизнес, будь то небольшая компания или крупное предприятие, сталкивается с необходимостью учета основных средств (далее ОС). ОС — это имущество компании, которое используется для производства продукции, выполнения работ или оказания услуг. К ним относятся здания, сооружения, машины, оборудование, офисная техника и другие ресурсы, которые не потребляются в процессе одного производственного цикла.

Сегодня, благодаря внедрению мобильных решений и автоматизированных систем, таких как 1С, процесс учета и инвентаризации имущества в компаниях становится значительно проще и удобнее.

Учет имущества подразумевает отслеживание наличия объектов, их движения внутри компании, состояния и изношенности. Также на основании учетной информации планируется и проводится ремонт, обслуживание и обновление основных средств. Несоблюдение учетных процедур приводит к неточностям в отчетности, финансовым убыткам и возможным правовым последствиям со стороны контролирующих органов.

Учет ОС регулируется на законодательном уровне:

• Законы РФ: ФЗ «О бухгалтерском учете», Положения по бухгалтерскому учету и другие нормативные документы. Они устанавливают порядок и сроки проведения инвентаризации, а также требования к оформлению ее результатов. Соблюдение этих норм обязательно для всех организаций, независимо от их формы собственности и вида деятельности.

• Международные стандарты: компании, работающие на международном уровне, должны учитывать требования Международных стандартов финансовой отчетности (МСФО).

• Внутренние регламенты: каждая компания разрабатывает внутренние документы, определяющие порядок учета ОС, включая инструкции по инвентаризации и амортизации.

Правильный учет позволяет компании не только соответствовать законодательным требованиям, но и более эффективно управлять ресурсами, планировать обновление оборудования и оптимизировать расходы.

Инвентаризация основных средств как ключевой процесс учета

Ревизия ОС — важнейший процесс в управлении имуществом компании. Она помогает контролировать фактическое наличие, состояние и перемещение объектов, предотвращает потери и неточности в учете. Давайте рассмотрим, что такое инвентаризация ОС, когда она проводится, какие требования предъявляет законодательство и как правильно организовать этот процесс.

Итак, что такое инвентаризация ОС. Это процесс обследования и документирования активов компании. Он подразумевает пересчет и сверку фактического наличия ОС с показателями, отраженными в регистрах бухучета. Цель ревизии — убедиться, что все активы находятся на местах, в исправном состоянии и корректно отражены в документации.

Переучет объектов ОС — регулярная процедура, периодичность которой зависит от внутренних регламентов компании и требований законодательства РФ. Итак, когда необходимо провести ревизию:

Плановая инвентаризация

Для ОС периодичность ревизии установлена законодательно — не менее 1 раза в 3 года. Также объекты ОС пересчитывают в даты, установленные внутренними актами компании, например, ежеквартально или раз в полгода.

Внеплановая ревизия ОС

Проводится, когда выявляются несоответствия, при смене материально ответственных лиц, при перепродаже компании, после различных чрезвычайных ситуаций и т. д.

Для успешной и законодательно правильной инвентаризации ОС важно следовать определенному алгоритму:

• На первом этапе создается комиссия из сотрудников компании, ответственных за проведение ревизии объектов ОС. Руководство издает соответствующий приказ, в котором указывается состав комиссии, дата и порядок реализации процедуры. Важно, что при пересчете ОС должен присутствовать 100% состав комиссии, в противном случае результаты инвентаризации будут признаны недействительными.

• Второй этап — непосредственно осмотр и фиксация информации по каждому объекту ОС: название, назначение, характеристики. Кроме этого, члены комиссии проверяют право собственности, техническую документацию.

• На последнем этапе происходит сверка информации: результаты пересчета сопоставляются с данными бухгалтерского учета. При выявлении несоответствий составляется соответствующая ведомость, и принимаются меры по их устранению.

Как правило, этот пласт задач выполняется вручную: сотрудники обходят помещения, проверяют наличие и состояние каждого объекта, записывали информацию на бумагу, а затем вручную сводят ее с бухгалтерскими записями. Это очень долгий и трудоемкий процесс, подверженный человеческим ошибкам и неточностям:

• Информация часто теряется, в документах царит беспорядок;

• Поиск необходимых данных занимает массу времени. Порой невозможно установить новых материально-ответственных лиц из-за множественных передач объекта и неразберихи в документообороте;

• Катастрофически долгий ввод данных в учетную систему для сверки план-факта и ошибки человеческого фактора при переносе информации с бумаги в 1С. В итоге процесс пересчета занимает недели и превращается в существенные затраты для больших компаний. 

Современные технологии значительно упрощают процесс инвентаризации. Один из самых эффективных способов ревизии ОС — использование штрихкодов. Этот метод автоматизирует пересчет активов и сводит к минимуму вероятность ошибок. Поговорим о нем подробнее.

Маркировка объектов ОС штрихкодами

Маркировка с помощью штрихкодов — это современный и эффективный способ управления активами компании. Штрихкодирование позволяет быстро и точно идентифицировать каждый объект имущества, упрощая процессы учета и инвентаризации.

Для организации процесса создания и нанесения этикеток со штрихкодом на объект ОС мы рекомендуем использовать специальный принтер этикеток, подключенный к компьютеру и базе данных 1С. Для долговечного и надежного маркирования рекомендуется использовать термотрансферные принтеры, которые обеспечивают высокое качество печати и длительный срок службы этикеток.

Штрихкодирование объектов ОС проходит в несколько этапов:

Подготовка оборудования. Принтер для печати этикеток подключается к компьютеру. Важно убедиться, что принтер и компьютер оснащены необходимым программным обеспечением для печати штрихкодов.

Создание и печать этикеток. С помощью обработки 1С или специального софта создаются макеты этикеток. Программа генерирует уникальные штрихкоды для каждого объекта ОС. Эти штрихкоды включают в себя информацию об объекте: название, инвентарный номер, характеристики. После создания макетов этикетки распечатываются на соответствующем принтере.

Нанесение этикеток. Распечатанные этикетки со штрихкодом аккуратно наклеиваются на объекты ОС. Важно размещать маркировку на видных и легкодоступных местах, чтобы сканирование штрихкодов было удобным и безошибочным.

Мобильный учет имущества,
инвентаризация ОС и ТМЦ в 1С

Подробнее

Преимущества использования штрихкодов в учете и инвентаризации ОС:

• Каждый объект, помеченный штрихкодом, легко отслеживается и идентифицируется с помощью сканера

• Сканирование штрихкодов занимает всего несколько секунд и при этом обеспечивает точность информации, так как автоматизация минимизирует вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором

• Штрихкоды значительно сокращают время и усилия сотрудников на пересчет и проверку активов, облегчая работу сотрудников

В результате компания получает эффективный контроль за движением и состоянием имущества, что помогает избежать потерь, путаницы в отчетных документах и краж.

Эффективный учет ОС с помощью мобильных устройств: смартфонов, планшетов, ТСД

Мобильный учет с использованием телефонов, планшетов и терминалов сбора данных (ТСД) становится все более популярным решением для компаний, которые стремятся к грамотному контролю над ресурсами и оптимизации бизнес-процессов. Организация мобильного учета подразумевает установку на устройство специализированного программного обеспечения. Это ПО интегрируется с 1С, синхронизируя информацию и обеспечивая ее автоматическое обновление данных по остаткам и местоположению ОС. Благодаря этому информация об основных средствах актуальна и доступна в любое время сотрудникам, которые взаимодействуют с ОС.

Подключение мобильных устройств к 1С для учета и инвентаризации ОС имеет ряд очевидных преимуществ:

• Удобство и скорость: автоматизация процесса существенно сокращает время на проведение инвентаризации

• Точность и надежность: минимизация человеческого фактора снижает вероятность ошибок и неточностей в учете

• Простота использования: система интуитивно понятна и не требует долгого обучения сотрудников

• Маркировка имущества: использование штрихкодов позволяет четко маркировать каждый объект ОС, что упрощает его идентификацию и учет

• Мобильная сверка план / факта: возможность сверять плановую информацию с фактической в реальном времени с помощью мобильных устройств, что ускоряет процесс инвентаризации

• 100% идентификация: штрихкодирование и использование мобильных сканеров обеспечивают точную идентификацию каждого объекта, исключая вероятность ошибок

• Снижение краж и потерь: строгий контроль за имуществом и его точная идентификация снижают риски краж и потерь

• Оптимизация бюджета компании: точный учет и контроль за о помогают объектами ОС позволяют эффективно планировать расходы на их обслуживание и модернизацию, что способствует оптимизации бюджета компании

• Соответствие законодательству: комплексная система автоматически учитывает требования законодательства по срокам проведения инвентаризации и помогает компании соблюдать нормы учета

Инвентаризация ОС и учет имущества с использованием мобильных устройств — это современное и эффективное решение для управления активами компании. Внедрение мобильного учета в вашей компании снизит трудозатраты на учет ОС, поможет избежать ошибок и путаницы в документообороте, а также обеспечит надежный контроль за имуществом. С помощью специального ПО и мобильных устройств вы сможете легко и быстро управлять активами, получая актуальную информацию в любое время.

Понравилось решение? Мы бесплатно проконсультируем об особенностях его внедрения на ваш склад. А также поможем со сложностями при работе со складским оборудованием, программным обеспечением от Клеверенс и настройкой складских процессов в 1С.