Предпроектное обследование — этап, который спасает от неудачи | IT-компания Виант

Планируете внедрить новую систему управления, автоматизировать бизнес-процессы или интегрировать 1С?  Тогда предпроектное исследование (ППО) – это первый и крайне важный шаг на пути к успеху.  Без него вы рискуете потратить время и ресурсы на проект, который не принесет ожидаемых результатов. В этой статье мы разберемся, что такое предпроектное обследование, зачем оно нужно и как оно поможет вашей компании.

Что такое предпроектное обследование?

Предпроектное обследование (ППО) - это комплексный анализ текущего состояния бизнес-процессов вашей компании, направленный на выявление проблемных зон и определение оптимальных решений для их автоматизации.  По сути, это аудит, который позволяет понять, какие задачи можно решить с помощью автоматизации, какие инструменты для этого лучше всего подходят и как избежать ошибок при внедрении новых систем.

ППО особенно актуально, когда компания планирует цифровизацию бизнес-процессов и интеграцию программного обеспечения с привлечением внешних специалистов.

Зачем нужно предпроектное обследование?

ППО играет ключевую роль в успехе проектов по автоматизации.  Вот лишь некоторые из его преимуществ:

• Постановка четких целей.  ППО помогает сформулировать конкретные задачи, которые вы хотите решить с помощью автоматизации. Например, сократить время обработки заказов, повысить точность учета конкретных операций или улучшить взаимодействие с клиентами.
• Выявление "узких мест" в бизнес-процессах.  В ходе обследования выявляются слабые стороны вашей текущей системы или возможные “узкие горлышки” в бизнес-процессах, которые тормозят развитие компании. Это могут быть длительные ручные операции, дублирование данных, .отсутствие контроля над определенными процессами и т.д.
• Выбор оптимального решения.  На основе результатов обследования выбирается наиболее подходящее программное обеспечение и методика внедрения, учитывая специфику вашего бизнеса и поставленные задачи. Также подбирается необходимое оборудование и проектируется IT ландшафт.
• Определение ресурсов и сроков.  ППО позволяет оценить масштаб проекта, определить необходимые ресурсы (время, деньги, персонал) и составить реалистичный план внедрения.
• Снижение рисков и затрат.  Благодаря детальному анализу и планированию, ППО помогает избежать ошибок и снизить вероятность возникновения непредвиденных проблем при внедрении. Чем детальнее будет проработка процессов, тем меньше потребуется дополнительных затрат на доработку функционала системы, который не учли до внедрения.  

Четыре ключевых этапа предпроектного обследования:

1.  Погружение в бизнес-процессы: интервью и анализ.

Первым делом, команда разработчиков проводит серию интервью с ключевыми сотрудниками компании.  Важно не только услышать мнение руководства, но и понять, с какими проблемами сталкиваются рядовые сотрудники, выполняющие рутинные задачи. Как правило, формируется фокус группа из ответственных лиц из каждого подразделения, которые глубоко знаю все процессы своего отдела.

В ходе интервью выявляются:

• Текущий порядок работы: Как именно сотрудники выполняют свои задачи? Какие инструменты используют?
• «Болевые точки»: Какие проблемы мешают эффективной работе?  Что вызывает задержки, ошибки, дополнительные затраты?
• Желаемое будущее: Как сотрудники видят идеальный процесс после автоматизации? Какие задачи должна решать система?
• Взаимодействие с другими системами: Как обследуемый процесс связан с другими системами компании (например, CRM, ECM и т.п.)?

Цель этого этапа – глубокое понимание бизнес-процессов и выявление потребностей компании.  Важно найти баланс между устранением текущих проблем и созданием системы, которая будет гибкой и масштабируемой.

2.  Формирование концепции: от текущего к будущему.

На основе полученной информации, команда разработчиков формирует концепцию будущей системы.  Она включает:

• Описание текущих бизнес-процессов (as is): Подробное описание того, как процессы выстроены сейчас.
• Описание будущих бизнес-процессов (to be): Как будут выглядеть процессы после автоматизации. Какие задачи будут автоматизированы
• Ролевая модель: Определение ролей и прав доступа пользователей системы.
• Рекомендации по решению проблем: Предложения по устранению выявленных «болевых точек» и узких мест.

Концепция представляется руководству компании на согласование.  Если концепция соответствует ожиданиям, команда переходит к следующему этапу.  В противном случае, она дорабатывается с учетом пожеланий руководства.

3.  Разработка ФД или ТЗ. Четкий план действий

Расшифровываем понятным языком. ФД – функциональный дизайн системы, ТЗ – техническое задание. Эти документы описывают конкретные требования к будущей системе:

• Функциональные требования и описание бизнес-процессов. Какие задачи должна выполнять система? Детальное описание процессов каждого подразделения и требований к системе автоматизации.
• Интерфейсы. Как система будет взаимодействовать с пользователями? Особенно актуально при разработке новых программ и дополнительного функционала к системе автоматизации.
• Ролевая модель. Перечисление подразделений компании с правами каждого подразделения. Например, с сущностью контракта работает только отдел контрактования, у его сотрудников есть право читать, изменять документ и т. д., соответственно у других подразделений нет прав даже на просмотр контрактов. Руководство компании имеет право на просмотр контрактов.
• Архитектура программно-аппаратного комплекса. Описание IT ландшафта и способов интеграции между системами.
• Нефункциональные требования. Какие характеристики должна иметь система (например, скорость работы, безопасность)?
• Оценка рисков.  Анализ возможных рисков, связанных с внедрением системы, и разработка мер по их минимизации.

Техническое задание – это основа для дальнейшей разработки и интеграции системы.  Чем детальнее и точнее будет ТЗ, тем меньше вероятность возникновения ошибок и недоразумений в процессе разработки.

Пример схемы из ТЗ для процесса приемки по Заказу поставщику с помощью мобильных устройств.

4. Расчет стоимости и сроков проекта

После согласования технического задания (ТЗ) на внедрение системы, компания-подрядчик приступает к его декомпозиции и определению стоимости и сроков проекта.

Результатом этого этапа является формирование стоимости проекта, которая включает:

• Спецификацию работ, запланированных в рамках проекта.
• Состав проектной команды с указанием необходимых специалистов.
• Сроки выполнения проекта.

В итоге, расчет проекта представляет собой детальный перечень задач и необходимых ресурсов для их выполнения.  Оценка может осуществляться как верхнеуровнево – по этап внедрения системы, так и с декомпозицией до стоимости разработки конкретных функциональных опций программно-аппаратного комплекса. 

Пример дорожной карты проекта внедрения системы 1С:ERP

Результаты ППО для заказчика:

Таким образом, ППО – это не просто набор документов, а инвестиция в успех проекта автоматизации бизнеса, которая помогает избежать ошибок и получить максимальную отдачу от внедрения новой системы.

Почему вы в любом случае получите пользу от предпроектного обследования?

Преимущества, которые вы получите после проведения ППО:

• Четкое понимание текущего состояния дел.  ППО предоставит вам детальное описание ваших бизнес-процессов, позволяя сравнить реальное положение дел с вашим представлением о нем. Это поможет выявить скрытые проблемы и узкие места, которые ранее могли оставаться незамеченными.
• Экспертный взгляд на оптимизацию процессов. Профессиональные интеграторы, обладая богатым опытом внедрения проектов на других предприятиях, поделятся лучшими практиками и предложат варианты оптимизации ваших бизнес-процессов.
• Выбор оптимального пути автоматизации. В результате обследования вы получите несколько вариантов внедрения системы, учитывающих ваши цели, сроки и бюджет. Это позволит вам выбрать наиболее подходящий вариант и избежать неоправданных затрат.
• Четкое понимание бюджета и сроков. Еще до начала внедрения вы будете знать точную стоимость и сроки реализации проекта, с учетом всех рисков и потенциальных доработок системы.
• Оптимальная концепция информационных систем. ППО поможет сформировать общую концепцию информационных систем и их взаимосвязи. Это позволит избежать ошибок в выборе ПО и оборудования, которые могли бы привести к необходимости переделывать систему в будущем.
• Выбор оптимального программного обеспечения. ППО позволит оценить, насколько типовые программы 1С и решения, представленные на рынке, удовлетворяют потребностям автоматизации вашего бизнеса. Мы подберем наиболее подходящую программу с минимальными доработками или, наоборот, предложим оптимизировать бизнес-процессы под выбранную программу для экономии средств.
• Оценка ресурсов предприятия. ППО поможет оценить текущие ресурсы вашей компании в части программного и технического обеспечения. Вы заранее поймете, нужно ли закладывать дополнительные средства на апгрейд инфраструктуры информационной системы.

Можно ли провести ППО самостоятельно?

Теоретически – да. Если у вас в штате есть профессиональный IT аналитик, то он может сократить временные затраты интегратора и описать бизнес-процессы за подрядчиков. Однако стоит учесть, что любой сотрудник так же может не знать всех нюансев, в то время как интегратор, обладая разносторонним опытом, может в ходе интервью подсветить ряд важных вопросов.

Почему лучше доверить ППО профессионалам?

• Независимый взгляд: Профессионалы обладают опытом и широким кругозором, позволяющим увидеть возможности оптимизации процессов, которые могут быть упущены внутренними сотрудниками.
• Учет различных сценариев: Руководитель может знать основные процессы, но не всегда способен предугадать все возможные варианты их развития.
• Точное описание требований: Без профильного опыта сложно сформулировать четкие и однозначные требования к системе, что может привести к недопониманию между заказчиком и разработчиком.
• Экономия времени и ресурсов: ППО требует времени и ресурсов, которые могут быть ограничены у руководства компании.

Можно ли просто скопировать систему коллег по бизнесу или конкурентов?

Да, если ваши бизнес-процессы практически идентичны бизнесу ваших “коллег по цеху” или вы открываете новое направление по франшизе. Предприниматели часто копируют бизнес-модели друг друга. Однако стоит учитывать, что успеха достигают только те компании, которые имеют конкурентное преимущество. В итоге – каждый успешный бизнес имеет свои отличительные особенности, которые крайне важно учитывать при цифровизации.

Услуги аудита и построения комплексных систем учета от компании Виант

Компания Виант предлагает услуги по внедрению управленческого учета на базе 1С:Предприятие “под ключ”, от этапа консалтинга и проектирования, до запуска программы в эксплуатацию и последующего пост-пуского сопровождения с развитием системы. Также мы реализуем проекты по внедрению автоматизированных складских комплексов и RFID-систем для бизнеса и гос. учреждений.

Наша специализация – торгово-производственные компании. Наши специалисты помогут вам:

• Провести качественный аудит ваших бизнес-процессов.
• Выбрать подходящее программное обеспечение.
• Разработать техническое задание, учитывающее все ваши потребности.
• Внедрить и настроить систему учета.
• Обучить ваших сотрудников работе с новой системой.
• Обеспечить техническую поддержку после внедрения и последующее сопровождение компании.