Учёт инвентаря и спецодежды

Учёт инвентаря и спецодежды — важный элемент системы контроля материальных ресурсов на предприятии. От правильного отражения операций зависит корректность бухгалтерской отчётности, прозрачность использования запасов и соблюдение требований нормативных актов. Современные программные решения позволяют автоматизировать процессы, сократить время на оформление документов и снизить вероятность ошибок.

Задачи учёта

В любой организации инвентарь и спецодежда относятся к категории имущества, требующего особого контроля. Основные задачи:

• фиксация поступления и принятия к учету объектов;
  

• ведение аналитики по срокам эксплуатации;
  

• организация выдачи сотрудникам;
  

• своевременное списание;
  

• подготовка отчётности для контролирующих органов.

Базовый учёт инвентаря и спецодежды в 1С БГУ

Программа обеспечивает начальный контроль за движением материальных ценностей в государственных учреждениях. Система поддерживает:

• Приемка и оприходование: Поступление имущества отражается на балансовых счетах. Например, на счете 101 00 «Основные средства» для объектов стоимостью от 10 000 руб.
• Внутреннее перемещение: Передача имущества внутри учреждения (например, в личное пользование). Осуществляется через внутреннее перемещение по дебету и кредиту соответствующих счетов 101 00.
• Забалансовый учет: Имущество стоимостью от 10 000 руб., переданное в пользование, дополнительно учитывается на забалансовом счете 27.
• Амортизация: Программа автоматически рассчитывает и начисляет амортизацию на основные средства в соответствии с установленными правилами.
• Выбытие: Процесс выбытия имущества (продажа, списание) также отражается в программе с помощью соответствующих бухгалтерских проводок.
• Инвентаризация: в 1С:БГУ доступны все необходимые документы и печатные формы для проведения инвентаризации имущества в соответствии с требованиями к гос. компаниям.
• Раздельный учет: Программа поддерживает раздельный учет имущества, приобретенного за счет различных источников финансирования, что важно для бюджетных учреждений. 

Учёт инвентаря и спецодежды в 1С ERP

В коммерческих организациях и в больших производственных компаниях РФ часто внедрена программа — 1С ERP. Она помогает вести как управленческий учет для всей организации, так и контролировать активы компании, включая отражение операции учета имущества в соответствии с требованиями нашего законодательства. Так, встроенные бухгалтерский модуль позволяет регистрировать и поддерживать учет полного жизненного цикла оборудования:

• приобретение оборудования;
• монтаж и ввод в эксплуатацию;
• эксплуатация (включая ремонт);
• модернизация;
• разукомплектация;
• частичная и полная ликвидация (продажа).

Систематизированный учет повышает эффективность эксплуатации оборудования и обеспечивает точный учёт запасов.

Основные процессы учёта. Автоматизация

Автоматизированная система и специализированные мобильные устройства (ТСД) позволяют выстроить прозрачный и контролируемый жизненный цикл каждого предмета — от его поступления на склад до списания. Всем основным средствам и\или малоценным активам присваивается инвентарный номер и уникальный идентификатор (штрихкод или RFID), который позволяет точно идентифицировать объект, а также зафиксировать его движение в системе 1С.

1. Приемка и маркировка
На первом этапе каждая единица инвентаря или спецодежды получает уникальный идентификатор — штрихкод или RFID-метку. Этот ID также фиксируется в цифровой карточке актива в 1С. 

Далее весь жизненный цикл и учет имущества будет связан с этим ID. Считывание такого идентификатора производится с помощью мобильных ТСД, которые обмениваются информацией с 1С по Wi-Fi. Такой подход практически исключает человеческий фактор, ведь сканер позволяет с точностью в 99.9% определить, что это за объект. 

2. Выдача сотрудникам и контроль комплектности
При выдаче спецодежды сотруднику кладовщик с помощью ТСД сканирует личную карту работника (или выбирает его в системе), а затем — ID на выдаваемых предметах. Система автоматически связывает имущество с конкретным человеком, фиксируя дату и время операции. Это исключает споры о том, что, когда и кому было выдано. Кроме того, система может проверять комплектность выдаваемого набора согласно должностным нормам.

3. Эксплуатация и контроль состояния
Система 1С автоматически отслеживает нормативные сроки эксплуатации для каждого типа спецодежды. Руководители могут в любой момент получить отчет о том, какой специнструмент скоро потребует замены, что позволяет заблаговременно планировать закупки. Проведение периодических инвентаризаций с помощью ТСД занимает минуты, а не часы: достаточно пройти по цеху \ складу и считать ID. 

4. Возврат, списание и утилизация
Когда сотрудник возвращает спецодежду (например, при увольнении) или когда истекает срок ее службы, операция также фиксируется через мобильное устройство и отражается в 1С. Это обеспечивает корректное списание имущества с подотчетного лица. Важно отметить, что система автоматически формирует необходимые документы для бухгалтерии (акты списания), что значительно упрощает подготовку отчетности и снижает нагрузку на финансовый отдел.  

4 ключевых преимущества автоматизации

• снижение нагрузки АХО на бухгалтерию;
  

• прозрачность всех операций, детализация каждого движения ОС и МА;
  

• корректное отражение состояния, местоположения и текущей стоимости имущества;
  

• снижение ошибок человеческого фактора за счет цифрового ID объектов;

• кратное повышение скорости выполнения инвентаризации имущества;

• удобная система отчётности.

Автоматизация процессов в 1С помогает отслеживать эксплуатацию, планировать закупки и своевременно проводить списание. Такой подход обеспечивает прозрачность, экономию времени и соответствие требованиям законодательства.

Стоимость внедрения

Цена и сроки внедрения системы зависят как от масштаба организации и числа сотрудников, так и от сложности настройки под специфику вашего учета. Перед тем, как озвучить вам стоимость, мы проведем бесплатный экспресс аудит вашей IT инфраструктуры, предложим варианты программно-аппаратных комплектов под ваши задачи, а также предоставим референс и расскажем об уже реализованных нами проектах.

Чтобы рассчитать точную стоимость и подобрать оптимальный вариант, достаточно оставить заявку на нашем сайте или связаться по телефону: +7(495) 212-06-55.