В любой компании, где используется большое количество технических средств и оснастки, прозрачный учет этих ресурсов играет ключевую роль. Он позволяет точно отражать стоимость активов и обеспечивает контроль за наличием и состоянием оборудования.
Грамотный учет имущества позволяет эффективно планировать закупки и ремонты, а также правильно рассчитывать амортизацию. В конечном итоге это способствует повышению операционной эффективности и снижению рисков, связанных с управлением активами.
Учет оборудования и оснастки в организации имеет множество важных целей и преимуществ:
- Эффективное управление ресурсами: Позволяет отслеживать наличие, состояние и местоположение оборудования, что помогает оптимизировать его использование.
- Снижение затрат: Помогает избежать избыточных закупок, так как позволяет точно знать, какое оборудование уже имеется.
- Планирование и прогнозирование: Учет позволяет планировать замены, ремонты и обновления оборудования, что способствует более эффективному управлению бюджетом.
- Улучшение безопасности: Регулярный учет и проверка состояния оборудования помогают выявлять потенциальные проблемы и предотвращать аварии.
- Повышение производительности: Зная, какое оборудование доступно и в каком состоянии, сотрудники могут быстрее и эффективнее выполнять свои задачи.
- Соблюдение нормативных требований: В некоторых отраслях требуется вести учет оборудования для соблюдения стандартов и нормативов.
- Упрощение отчетности: Наличие точной информации об оборудовании облегчает подготовку отчетов для руководства и внешних органов.
- История использования: Ведение учета позволяет анализировать историю использования оборудования, что помогает в принятии решений о его модернизации или замене.
- Улучшение обслуживания: Систематизированный учет помогает планировать техническое обслуживание и ремонты, что увеличивает срок службы оборудования.
В целом, учет оборудования и оснастки способствует более эффективному управлению организацией и повышению ее конкурентоспособности.
Проблемы учета ОС и МПБ, с которыми к нам обращаются наши клиенты:
✔ Накладные не доходят до офиса.
Записи о передаче ведутся нерегулярно.
✔ Не назначен конкретный ответственный.
Инструмент передается из рук в руки.
✔ Оборудование теряется.
Неясно, когда это случилось и кто несёт за это ответственность
.
✔ Обслуживание выполняется нерегулярно.
Инструмент работает "на износ".
✔ Комплектующие исчезают.
При передаче от работника к работнику или на склад.
✔ Невозможно планировать бюджет.
Неизвестно точное количество и состояние оборудования, невозможно заранее закладывать средства на его модернизацию.
✔ Трудно определить, какие ресурсы доступны для выполнения проектов.
Несколько проектов требуют одного и того же оборудования, отсутствие учета может привести к задержкам.
Подход к автоматизации учёта оборудования в организациях и государственных учреждениях
Чтобы решить упомянутые выше проблемы, мы рекомендуем внедрять цифровые решения и автоматизированные системы учета имущества. Эти решения позволяют эффективно контролировать использование оборудования, а также следить за его состоянием и местонахождением в реальном времени.
Цифровизация учета становятся необходимой для:
- Кладовщика – который выдает оборудование, отслеживает, кем оно используется, и получает информацию о его состоянии.
- Сотрудника или рабочего – который получает, использует и возвращает технические средства.
- Руководителя АХО – который контролирует состояние, ведет учет движений оборудования и инструментов, получает отчеты об их местонахождении.
- Снабженца – который принимает решения о необходимости приобретения новой техники, основываясь на сведениях о неисправности.
- Бухгалтера – который проводит инвентаризацию, учитывает амортизацию и дополнительные расходы на учет имущества.
Чтобы эффективно следить за оборудованием и имуществом в организации, мы рекомендуем придерживаться следующих правил:
- Цифровой учет каждого основного имущества. Ведение базы данных с детальной информацией о каждом объекте, включая описание оборудования, серийный номер, дата приобретения, его местонахождение, назначенный пользователь или ответственное лицо и каждое перемещение. Это поможет избежать потерь и упростит управление. Данные должны систематически актуализироваться.
- Отслеживать местоположение и состояние оборудования. Для этого используют мобильную автоматизацию, применяя технологии штрихкодирования и RFID. Маркировка каждого объекта имущества и систематическая инвентаризация позволяют в режиме реального времени отслеживать нахождение инвентаря и аппаратуры посредством мобильных устройств.
- Управлять жизненным циклом оборудования. Важно следить за сроками эксплуатации, проводить плановое обслуживание и своевременно обновлять или заменять устаревшее оборудование.
- Интегрировать учётные системы. Существуют специализированные программные решения для учета имущества. Объединение различных систем учёта (финансового, складского, технического) позволит получить полную картину управления имуществом и улучшить взаимодействие между отделами.
- Проводить регулярные инвентаризации. Запланированные проверки помогут своевременно выявлять недостачи или повреждения, а также поддерживать актуальность данных в учётной системе.
Внедрение систем учета имущества
Мобильная инвентаризация ОС и ТМЦ в организации
Подробнее
Программные решения для учета имущества
Системы для учета имущества можно условно разделить на следующие типы:
1. Отдельные программные продукты, которые устанавливаются на компьютер или сервер организации. Такие системы обладают специализированным функционалом, заточенным конкретно под учет имущества, интегрируются с бухгалтерскими системами и поддерживают работу с мобильными устройствами. К таким системам можно следующие решения:
2. Мобильное ПО, которое интегрируется с типовыми конфигурациями 1С, позволяют учитывать оборудование по штрихкодам, а также взаимодействовать со стандартными документами 1С систем. Приложения, которые мы рекомендуем.
На что стоит обращать внимание при выборе программного продукта для учета оборудования:
- Интерфейс пользователя и автоматизация процессов. Программа должна иметь интуитивно понятный и удобный интерфейс, что позволит сотрудникам быстро освоить систему и эффективно вести учет. Решение должно помогать специалистам в учете специфических данных об оборудовании и автоматизировать рутинные задачи, например, напоминать о плановом обслуживании или обновлении активов.
- Поддержка мобильных устройств и систем автоматической идентификации товаров (штрихкоды \ RFID). Возможность работы со справочниками и документами системы с помощью мобильных устройств, например, терминалы сбора данных, смартфоны, планшеты.
- Возможность адаптации функционала. Открытый код для доработок. Каждый бизнес уникален, поэтому любая система учета должна быть модульной либо иметь открытый программный код (например, как системы 1С). Важно, чтобы компании могли добавлять новые функции по мере необходимости (например, учет транспортных средств, оборудования, оргтехники).
- Интеграция с корпоративными системами учета. Возможность интеграции с другими системами компании (например, бухгалтерскими, ERP-системами, торговыми программами) для обмена данными и информацией по учету имущества.
- Безопасность данных и многопользовательский режим. Программа должна обеспечивать высокий уровень безопасности данных, включая шифрование и управление доступом, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к информации об имуществе. Система должна предоставлять возможность одновременной работы нескольких пользователей с учетом их ролей и прав доступа.
- Отчетность. Наличие гибких инструментов для генерации отчетов, которые помогут анализировать состояние активов и принимать обоснованные решения о дополнительных затратах на содержание оборудования, спец. оснастки, инвентаря.
Внедрение автоматизированной системы учета оборудования и инвентаря компании — это не только способ избежать ошибок и финансовых потерь, но шаг к повышению конкурентоспособности компании. Ведь машины, спец. инструмент, оснастка, должны работать “на” компанию, а не приносить убытки. Стратегически важно, чтобы учет имущества компании был прозрачным, а ремонты и обслуживание профессионального оборудования – прогнозируемыми.
Если вам требуется помощь в выборе необходимого технического оборудования и программного решения для автоматизации учета оборудования, оснастки, любого имущества на вашем предприятии - обращайтесь в ВИАНТ. Наши специалисты имеют большой опыт в области автоматизации учета ТМЦ по штрихкодам и RFID для бизнеса и гос. учреждений. Мы всегда готовы предложить готовые и индивидуальные решения, соответствующие потребностям вашей компании.
Для этого можно обратиться к нам по телефону +7 (495) 212-06-55, по почте zakaz@viant.ru. Мы посоветуем актуальное решение с учетом специфики вашего склада или магазина.