Как сделать инвентаризацию в 1С: краткая инструкция на примере работы в «1С: Управление торговлей»

Что такое инвентаризация, когда она проводится

Инвентаризация (переучет, ревизия) — это сверка учетного и фактического наличия товарно-материальных ценностей на складе. Эта процедура — неотъемлемая часть работы любой компании, которая занимается торговлей или производством, так как позволяет оценить финансовое состояние и общую эффективность работы предприятия.

В этой статье мы рассмотрим, как правильно провести инвентаризацию и какие инструменты существуют для упрощения этого процесса. Для этого познакомимся с общей схемой проведения ревизии, а также подробно разберем алгоритм ее проведения в 1С на примере программного продукта «1С: Управление торговлей». Стоит отметить, что процесс инвентаризации в «1С: Комплексная автоматизация» и во флагманской версии «1С: ERP» не отличаются от процесса инвентаризации в «1С: Управление торговлей».

В каких случаях организации должны делать инвентаризацию в соответствии с законодательством РФ:

• перед годовым бухгалтерским отчетом;

• когда меняется лицо, ответственное за сохранность ТМЦ;

• когда руководство узнало о том, что какие-то товары украли или намеренно испортили;

• в случае сдачи имущества в аренду, его выкупа, продажи;

• после ЧС, из-за каких-либо экстремальных событий;

• при реорганизации или ликвидации компании и т. д.

Кроме того, каждые три года компании должны инвентаризировать свои основные средства. 

Ревизию проводят не только потому, что она обязательна по закону. К примеру, на некоторых складах и в некоторых магазинах она может проводиться ежемесячно или даже еженедельно. Такой индивидуальный порядок проведения ревизий в компании устанавливается положением об инвентаризации.

Зачем нужна ревизия ТМЦ

• Проверка соответствия между показателями в учете и реальным наличием продукции на складе или в производственном процессе.

• Результаты переучета полезны для оценки финансового состояния компании. После сверки данных можно корректировать бухгалтерские показатели и формировать более точные отчеты.

• Анализ результатов инвентаризации позволяет выявить неэффективные процессы управления запасами и принять меры для их оптимизации: пересмотр стратегии закупок, анализ остатков, оптимизация системы хранения и т. д.

• Проведение инвентаризации — обязательное требование законодательства. Соблюдение этих требований позволяет избежать штрафов и других санкций со стороны государственных органов.

• Регулярная инвентаризация снижает риск мошенничества и других несанкционированных действий со стороны сотрудников.

• Ревизия товарно-материальных ценностей повышает прозрачность бизнес-процессов и увеличивает эффективность управления компанией, что в свою очередь повышает уровень доверия со стороны инвесторов, партнеров и клиентов.

Алгоритм проведения ревизии

Ревизия на складе представляет собой последовательность шагов, которые необходимо выполнить для точного и эффективного подсчета ТМЦ. Основные этапы этого процесса — на рисунке:

Каждый этап проведения ревизии требует ответственного подхода, который обеспечит точность и надежность полученных результатов. Это включает в себя не только технические аспекты, такие как использование специализированного оборудования и программного обеспечения, но и эффективное взаимодействие между участниками команды, адекватное распределение обязанностей и своевременное реагирование на любые выявленные проблемы или несоответствия.

Автоматизация склада
в 1С: Управление торговлей

• Внедрение штрихкодирования и адресного хранения
• Настройка и адаптация складских процессов
• Подключение терминалов сбора данных

Заказать консультацию

Как выглядит инвентаризация на складе (на примере учетной системы «1С: Управление торговлей»)

Для проведения инвентаризации нужно создать «Пересчет товаров», отражающий фактический остаток контрольного пересчета учетных единиц. Где найти кнопку для генерации этого документа — смотрите на рисунке.



Далее заполняем наименование склада, где предстоит ревизия, нажимаем «Создать». Если склад один — такой выбор не будет предоставлен.



В сгенерированной форме в нашем распоряжении будет две вкладки. Во вкладке «Основное» нужно заполнить дату проведения инвентаризации, выбираем ответственного за это мероприятие и непосредственного исполнителя. Если в распечатанном для исполнителя «Задании на пересчет товаров» нужна колонка с актуальными учетными данными, то нужно установить метку в окне «Печатать количество по учету».

Для контроля действий, производимых над документом «Пересчет товаров», существуют статусы:

• «Подготовлено» — означает подбор учетных единиц для ревизии;

• «В работе» — отображает процесс работы по пересчету продукции на указанном складе;

• «Внесение результатов» — отражает фактические показатели, полученные после пересчета;

• «Выполнено» — регистрирует завершение процесса инвентаризации.

Выбираем второй статус — «В работе», чтобы продолжить работу с документом. 

На вкладке «Товары» выбираем продукцию, подлежащую инвентаризации. Наименования можно проставить вручную или воспользоваться кнопкой «Заполнить по отбору».

При отборе, показанном на рисунке ниже, в таблицу попадут все, отраженные на остатках компании, учетные единицы.

После того, как будет проведен сформированный документ, распечатывается «Задание на пересчет товаров» для исполнителя.

Когда продукция пересчитана и все необходимые показатели заполнены исполнителем на бумажном носителе, нужно перенести остатки в программу 1С. Для этого меняем статус документа «Пересчет товаров» с «В работе» на «Внесение результатов». Конечно, внести все показатели в учетную систему можно вручную, но это может привести к ошибкам из-за пресловутого человеческого фактора, особенно, если наименований большое количество. Поэтому проще заполнить фактическое количество по учетному (с помощью специальной кнопки), а руками прописать только отклонения.

Вот так выглядят в таблице излишки и недостачи:

Для повышения скорости и точности проведения инвентаризации современные склады все чаще отказываются от ручной работы и активно внедряют системы штрихкодирования и терминалы сбора данных. В дополнение к множеству других преимуществ, эти технологии помогают компаниям избавиться от ошибок при переносе количественных показателей с бумаги в учетную систему 1С.

Инвентаризация товаров с помощью ТСД в 1С

Автоматизируем процесс инвентаризации на складе c помощью терминалов сбора данных и типовых документов 1С

Подробнее

Важно понимать, что сам по себе «Учет товаров» не меняет остатки в учетной системе. Поэтому, после завершения работы с этим документом, предстоит перейти к учету расхождений, выявленных при инвентаризации.

Оприходование излишков товаров

На основе документа «Пересчет товаров» создаем «Оприходование излишков товаров».

Документ также состоит из двух вкладок: «Основное» и «Товары». Вся необходимая информация подтянется из программы автоматически. Однако стоит уделить особое внимание полю «Вид цены» в первой вкладке и заполнить его тем показателем, который будет считаться себестоимостью оприходования.

Во второй вкладке автоматически отразится информация об оприходованных единицах товара.

«Списание недостач» автоматически заполняется аналогично документу «Оприходование излишков». Единственное, на что нужно обратить внимание — поле «Статья расходов» на вкладке «Основное».

Во второй части документа отображаются списываемые товары.

Оформление пересортицы

Если компания (неважно опт это или розница) реализует более двух наименований продукции, то есть возможность возникновения пересортицы. Это когда на складе не хватает, например, одного светильника с красным абажуром, но есть один лишний с желтым. 

В контексте бухгалтерского учета работа с пересортом представляет собой одновременное проведение двух экономических действий: удаление из учета одной товарной позиции и оприходование второй. 

Эту процедуру можно выполнить с помощью функции «Пересортица товаров».

На первой вкладке указываем компанию, на баланс которой оприходуется продукция. Также требуется определить параметры учета доходов и расходов.

В случае, когда единицы, по которым нашли пересорт, равнозначны по себестоимости, нужно выбрать опцию «Принимать товары по себестоимости списания». Доход или расход в этом случае не сформируется. В случае, если эта опция не выбрана, нужно дополнительно определить статьи доходов и расходов. 

Во второй вкладке необходимо самостоятельно заполнить продукцию, для которой будем создавать оприходование / списание, так как учетная система не работает с пересортицей в автоматическом режиме. Стоимость для примера не проставляем, так как продукция приходуется по себестоимости списания.

Особенности ревизии продукции на адресном складе

Адресный склад отличается от обычного наличием адресного хранения продукции — в ячейках. На таком складе всегда применяется ордерная схема работы с товарами.

Инвентаризация на адресном складе имеет свои особенности. Например, здесь используется методика «Пересчета по местам хранения». Она заключается в проверке наличия учетных единиц в каждой ячейке и сравнении полученных показателей с фактическими учетными данными.

В результате инвентаризации на адресном складе создается комплекс документов, который будет отличаться от пакета документов после ревизии обычного склада. Об этом мы расскажем подробнее в одной из следующих статей.

Чек-лист проведения инвентаризации на складе

В завершении статьи мы решили дать вам еще немного пользы и создали небольшой чек-лист, который поможет вам успешно провести инвентаризацию на складе. Не забудьте использовать эту инструкцию в процессе подготовки и проведения инвентаризации для более эффективного подхода к этой задаче.

Скачать чек-лист можно здесь.

Понравилось решение? Мы бесплатно проконсультируем об особенностях его внедрения на ваш склад. А также поможем со сложностями при работе со складским оборудованием, программным обеспечением от Клеверенс и настройкой складских процессов в 1С.

Для этого можно обратиться к нам по телефону +7 (495) 212-06-55, по почте zakaz@viant.ru. Мы посоветуем актуальное решение с учетом специфики вашего склада или магазина.