Инвентаризация ТМЦ: правила, порядок проведения и оформление результатов | IT-компания ВИАНТ
Инвентаризация ТМЦ — сверка фактического наличия товаров и материалов с данными учета. Она подтверждает остатки в балансе, выявляет излишки и недостачи и дает основание для корректировок. Общий порядок задают статья 11 закона № 402-ФЗ и ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», сроки и состав комиссии — учетная политика компании.
Что такое ТМЦ
ТМЦ, товарно-материальные ценности - оборотные активы организации: сырье, материалы, комплектующие, полуфабрикаты, готовая продукция, товары для перепродажи, тара, инвентарь и хозяйственные принадлежности.
От основных средств ТМЦ отличаются оборачиваемостью: запасы расходуются в производстве или продаются, остатки на складе меняются ежедневно. Поэтому расхождения по ТМЦ накапливаются быстрее, а инвентаризация ТМЦ проводится чаще, чем пересчет основных средств.
Когда проведение инвентаризации ТМЦ обязательно
Инвентаризация ТМЦ обязательна:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственного лица (МОЛ);
- при выявлении хищения, злоупотреблений или порчи;
- после пожара, аварии, стихийного бедствия;
- при реорганизации и ликвидации организации;
- при передаче имущества в аренду, выкупе или продаже.
В остальных случаях график проверок компания устанавливает сама и закрепляет в учетной политике. На складах с высоким оборотом применяют циклическую инвентаризацию ТМЦ: по графику пересчитывают отдельную зону или товарную группу, не останавливая весь склад.
Этапы проведения инвентаризации ТМЦ
- Приказ руководителя (форма ИНВ-22 или своя): основание, состав комиссии, перечень имущества, сроки.
- Расписки МОЛ: все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию, неоприходованного имущества нет.
- Фиксация учетных остатков на дату начала проверки.
- Пересчет, взвешивание, обмер каждой позиции в присутствии МОЛ. Движение ТМЦ в проверяемой зоне на это время останавливается.
- Опись ИНВ-3: наименование, артикул, единица измерения, фактическое количество. Исправления заверяют подписями комиссии и МОЛ.
- Сличение факта с учетом и анализ расхождений.
Отсутствие члена комиссии при пересчете — основание оспорить результаты инвентаризации и провести ее повторно.
Как отразить результаты инвентаризации в учете
Унифицированные формы с 2013 года не обязательны, организация вправе утвердить свои. На практике используют привычный набор:
| Форма | Назначение |
| ИНВ-3 | Опись: фактические остатки ТМЦ |
| ИНВ-19 | Сличительная ведомость: расхождения с учетом |
| ИНВ-5 | ТМЦ, принятые на ответственное хранение |
| ИНВ-6 | Товары отгруженные, в пути |
| ТОРГ-15 | Порча, бой, лом |
| ТОРГ-16 | Списание товаров |
| ИНВ-26 | Сводные результаты инвентаризации |
Порядок отражения в учете:
- излишки приходуют в прочие доходы по текущей рыночной стоимости;
- недостачу в пределах норм естественной убыли относят на расходы;
- недостачу сверх норм взыскивают с виновного лица, если виновный не установлен — списывают на прочие расходы;
- пересортицу зачитывают в виде исключения: один период, одно МОЛ, схожие позиции в равных количествах.
Инвентаризация ТМЦ закрывается приказом руководителя об утверждении результатов. Корректировки отражают в учете того периода, в котором проводилась проверка.
Современные способы автоматизации инвентаризации ТМЦ
При ручном пересчете комиссия ходит по складу с распечатанными списками, затем данные переносят в 1С. Повторный ввод дает ошибки, склад стоит несколько дней.
Автоматизация строится на автоидентификации: каждая позиция или место хранения получает код.
- Штрихкод (EAN-13, Code-128, DataMatrix, QR) — дешевая этикетка, считывается сканером или ТСД при прямой видимости.
- RFID-метка — считывается без прямой видимости, десятки меток за один проход. Подходит для паллет, тары, инструмента и ценных ТМЦ.
Сотрудник с ТСД получает задание из 1С, сканирует ячейку и товары, данные по Wi-Fi уходят в учетную систему. Расхождения видны сразу, опись ИНВ-3 и сличительная ведомость ИНВ-19 формируются автоматически. Пересчет ведут по зонам, без остановки приемки и отгрузки на всем складе.
| Бумажная опись | С ТСД и 1С | |
| Пересчет | По распечатанным спискам | По заданию на ТСД |
| Ввод в 1С | Вручную после пересчета | Автоматически |
| Склад | Останавливают | Работает, пересчет по зонам |
| Расхождения | После сведения описей | В момент сканирования |
Результат: инвентаризация ТМЦ занимает часы вместо дней, ручного ввода нет, пересортица выявляется на месте.
ВИАНТ подбирает оборудование, внедряет решения для инвентаризации и интегрирует их с 1С. Подробнее об услуге.
Типичные ошибки при проведении инвентаризации
- Нет приказа или комиссия неполная — результаты можно оспорить.
- В проверяемой зоне не остановлены отгрузки — факт расходится с учетом еще до сличения.
- Не взяты расписки МОЛ — недостачу сложно предъявить ответственному.
- Описи без подписей или с незаверенными исправлениями.
- Пересортица зачтена без проверки условий и маскирует реальную недостачу ТМЦ.
- Данные в разрозненных таблицах — итоги невозможно проверить и сравнить с прошлыми периодами.
Последнюю проблему закрывает модуль «Виант: Контроль имущества» — расширение 1С, которое хранит историю перемещений и закрепляет каждую позицию за ответственным.
Краткие итоги
Инвентаризация ТМЦ обязательна перед годовой отчетностью и в ряде событий, в остальном периодичность определяет учетная политика. Достоверный результат дают три условия: оформленный приказ и полная комиссия, остановленное движение ТМЦ на время пересчета, корректное отражение излишков и недостач. Штрихкоды, RFID и ТСД с интеграцией в 1С сокращают сроки инвентаризации и убирают ручной ввод.