Ордерный склад: особенности, преимущества и нюансы работы в 1С

Ордерная схема: что это такое, отличие от безордерной схемы

• Финансовый учет — когда движение в учетной системе происходит с помощью финансовых документов «Поступление / Реализация товаров»;

• Складской учет — когда движение в учетной системе инициируют ордера — приходные и расходные

При этом финансовые документы никак не влияют на перемещение продукции на складе.

Безордерная (однофазная) схема не подразумевает наличия ордеров, то есть движение по регистрам складского учета осуществляется на основании только финансовых документов. Таким образом может произойти ситуация, когда бухгалтерия уже оприходовала товар по документам поставщика, а кладовщики еще даже не приступили к проверке и пересчету продукции.

Разделение финансового и складского учета помогает средним и крупным торгово-производственным компаниям разграничивать ответственность коммерческого и складского подразделения, а также гибко управлять складской логистикой. Использование ордерных складов также позволяет осуществлять приемку или отгрузку товаров раньше или позже даты оформления первичных (финансовых) документов. Таким образом менеджмент компании будет всегда видеть в системе реальное количество и состояние запасов товаров на складах.

Зачем нужен ордерный склад

Приведем пример процесса приемки поставки на таком складе, и разберемся, чем он отличается от приемки на безордерный склад.

Представьте компанию «А», которая продает корма для животных. Чтобы пополнить запасы, менеджеры заказали у поставщиков партию корма в мешках и оформили в 1С документ «Заказ поставщику». Фура с поставкой приехала на разгрузку на склад компании «А», кладовщики начали процесс приемки.

В безордерной схеме и идеальном мире поставку можно было бы принять «на глаз», молниеносно проверив количество привезенной продукции и проведя в 1С документ «Приобретение товаров и услуг».

На самом деле приемка большой партии продукции занимает несколько часов, а то и дней. При этом иногда обнаруживаются неприятные сюрпризы в виде брака или порчи поставленного товара. Например, 10 мешков с кормом для собак окажутся порванными.

Если не разделять складской и финансовый учет, а сразу провести «Приобретение товаров и услуг», то на остатках отразится неактуальное количество мешков с кормом, так как приемка еще не прошла, а документ приемки в учетной системе уже проведен. Плюс на этих же остатках оказываются рваные или неполные мешки с кормом. А это влечет за собой возможность резерва бракованного товара под заказы клиентов, и, как следствие, — недовольство покупателей. Ведь им заранее пообещали и продали нужное количество корма, а его еще нет на складе, или он вовсе некондиционный.

Чтобы исключить такие накладки и была придумана схема ордерного склада.

Когда в компанию «А» едет большая поставка корма в мешках, в 1С на основании Заказа поставщику создается Приходный ордер. Поставка приходит, кладовщики начинают ее принимать по ордеру. Система предусматривает возможность создания нескольких ордеров по одному заказу и частичной приемки по ордеру. Таким образов товар поступает на остатки только после фактической проверки и проведения Приходного ордера. Финансовый документ «Приобретение товаров и услуг» создается уже после полной приемки и заполняется не по данным поставщика, а по данным Приходных ордеров.

Таким образом система позволяет отражать на остатках только проверенные товары. Для работы с расхождениями в типовых конфигурациях 1С предусмотрен механизм формирования Акта расхождений. Этот документ также можно заполнить по данным Приходных ордеров и проверить на соответствие документам поставщика.

Мы подготовили для вас коротки видео-ролик с примером настройки и приемки товара по ордерной схеме в 1С:Управление торговлей. 

Выгоды от применения ордерной схемы организации склада

Давайте разберемся, почему ордерный склад — оптимальное решение для средних и крупных торгово-производственных компаний.

Итак, ордерная схема документооборота на складе позволяет:

• Разграничить доступ менеджеров к остаткам и показывать им только то, что уже 100% принято. Не будет ситуации, когда бухгалтерия оприходовала поставку, а на самом деле этой позиции на складе нет или она вообще бракованная. При обычной схеме иногда случаются ситуации, когда поставку оприходовали, покупателю об этом оперативно сообщили, он приехал и не получил свой товар. При ордерной схеме такая ситуация исключена, так как остатки в 1С появляются только тогда, когда кладовщик их принял.

• Сократить ненужные коммуникации между менеджерами по продажам и кладовщиками. Если в учете на постоянной основе отражаются неправильные остатки, то менеджер постоянно звонит на склад просит проверить наличие того или иного товара, отвлекает кладовщика. А если компания большая и менеджеров несколько, они могут звонить кладовщику каждые две минуты. Время сотрудников тратится впустую, работа строится неэффективно. При ордерной схеме работы нет необходимости в таких звонках, так как учетная система всегда отражает реальные остатки товаров на складе.

• Разделить приемку между несколькими кладовщиками. Например, выдать им несколько задач: первый принимает одну часть поставки, второй — другую часть. Тем самым процесс ускоряется, при этом каждый сотрудник склада несет ответственность за свою часть поставки.

• Поэтапно осуществлять отгрузку с помощью системы статусов Расходных ордеров. То есть по заказу клиента не просто создается документ, сразу списывающий продукцию. Система статусов позволяет сначала подобрать продукцию на местах хранения, после этого ее упаковать, проверить, только после финального статуса — списать остатки со склада и отправить покупателю.

Эта схема становится незаменимым инструментом для торгово-производственных компаний, которые хотят в любой момент времени получать реальную информацию об остатках на складе. Особенно это актуально для компаний, у которых менеджеры и бухгалтерия разделены по местоположению со складом. И это важно, потому что без ордерной схемы менеджеры или бухгалтерия делают отгрузку или приемку, можно сказать, вслепую. Такой учет приводит к пересортице, ошибкам и частым рекламациям со стороны клиента.

Подведем итог

Таким образом ордерный склад — не просто удобная и прозрачная система работы склада, но и эффективный инструмент оптимизации процессов компании. Ордерный склад подразумевает:

• Всегда онлайн-остатки в 1С;

• Оперативную приемку / отгрузку несколькими кладовщиками;

• Четкое разграничение ответственности между сотрудниками складским подразделением и другими сотрудниками компании;

• Приемку только того, что 100% проверено. Появление товара на остатках только после того, как проведен ордер, а не после того, как бухгалтерия провела документ в 1С.

Все это позволяет видеть актуальные данные в системе, правильно работать как с резервами продукции, так и с ожиданиями клиентов.

Если вам нужна консультация по настройке учета в системах 1С:Предприятие и автоматизации работы склада, вы всегда можете получить у нас бесплатную консультацию. Специалисты ВИАНТ имеют большой опыт в области автоматизации торгово-производственных компаний и цифровизации складской деятельности. Мы всегда готовы предложить индивидуальные решения, соответствующие потребностям вашего бизнеса.

Понравилось решение? Мы бесплатно проконсультируем об особенностях его внедрения на ваш склад. А также поможем со сложностями при работе со складским оборудованием, программным обеспечением от Клеверенс и настройкой складских процессов в 1С.

Для этого можно обратиться к нам по телефону +7 (495) 212-06-55, по почте zakaz@viant.ru. Мы посоветуем актуальное решение с учетом специфики вашего склада или магазина.