Виант
127434, Россия, Московская область, Москва, Дмитровское ш., дом 9, строение 2,
Телефон: +7 (495) 212-06-55
Почта:  zakaz@viant.ru
г. Москва, Дмитровское шоссе д. 9 стр. 3, офис 416
Интегрируем 1С решения любой сложности
+7 (495) 212-06-55
+7 (495) 212-06-55
г. Москва, Дмитровское шоссе д. 9 стр. 3, офис 416
Пн-Пт: 9:00-19:00 Cб-Вс: Выходной
Заказать звонок

Переход с 1С:УТ 10.3 на УТ 11.5. Комплексная автоматизация торговой компании Сан Лайт Электро | IT-компания Виант

Самые читаемые
17 окт 2024
21 янв 2025
# Склады
#1С:Управление торговлей

Группа компаний «Сан Лайт Электро» работает на электротехническом рынке России с 2006 года, являясь одним из признанных лидеров среди поставщиков: низковольтной аппаратуры; кабельно-проводниковой, светотехнической и электрощитовой продукции; электроустановочных и электромонтажных изделий.

Программное обеспечение:

Первоначально перед нашей командой стояла задача по внедрению адресного склада на базе устаревшей версии 1С: Управление торговлей 10.3. Однако в ходе обследования процессов и формирования целей проекта с учетом планов по развитию компании, стало понятно, что текущей системе «Сан Лайт Электро» требуется серьезный апгрейд.

Активный рост любого бизнеса преследует развитие системы учета. Зачастую, чтобы перейти на новый уровень, необходимо свежим взглядом посмотреть на бизнес-процессы компании, и выстроить комплексную систему практически “с нуля”.

Ключевым решением проекта стало обновление 1С: Управление торговлей (УТ) 10.3 до новейшего релиза 1С:УТ 11.5. Функционал новой версии 1С:УТ значительно шире, кроме этого, интерфейс программ и бизнес-логика некоторых операций сильно отличается. Стоит отметить, что за долгие годы работы «Сан Лайт Электро», УТ:10.3 постоянно дорабатывалась, в системе накопилось как большое количество специализированных доработок, так и множество ненужного или неиспользуемого функционала. 

Как мы подошли к реализации проекта:

  1. Провели детальных анализ процессов каждого подразделения – это многочасовые интервью и разбор программного кода доработок УТ 10.3;
  2. Развернули тестовый контур и подключили фокус-группу клиента к свежей базе 1С:УТ 11.5, продемонстрировали работу типового функционала. Этот этап позволил составить перечень жизненно важных доработок новой системы, а также показать функционал современного программного продукта.
  3. Выполнили доработки 1С:УТ 11.5 и приступили к переносу и сверке данных – это сложный и ресурсно-затратный процесс, требующий участия как сотрудников клиента, так и экспертов по учету со стороны интегратора.
  4. Подключили складское ПО, выполнили интеграцию с внешними системами: 1С:Бухгалтерией, 1С: Управление Автотранспортом, корпоративным сайтом компании, ЭДО, системами поставщиков и т.п.
  5. Обучили ключевых пользователей учету в УТ 11.5 и составили подробные инструкции по работе в новой системе перед запуском в эксплуатацию.
  6. Запустили программно-аппаратный комплекс в работу и перешли к процессу активно поддержки пользователей, оперативной корректировке данных по запросу.

Рассмотрим подробнее дополнительный функционал стандартных бизнес-процессов и инновации, которые были реализованы в ходе выполнения проекта.

Продажа и закупки

Одним из наиболее значимых внедренных нами дополнений стало создание нового документа "Заявка на закупку".  Этот документ, “переехал” из 1С:УТ 10.3 с адаптацией под современную систему. Заявка на закупку позволяет менеджерам по продажам детально описывать потребность в товаре, указывая необходимое количество, причины заявки, требуемые сроки поставки и другую важную информацию.  Система автоматизирует процесс согласования заявок, отправляя уведомления по электронной почте менеджерам по закупкам и обеспечивая оперативный обмен информацией.

Для повышения оперативности работы менеджеров по продажам реализована система автоматических уведомлений о поступлении товара на склад.  Теперь они мгновенно получают информацию об оприходовании и наличии необходимых позиций, что позволяет оперативно реагировать на запросы клиентов и ускоряет процесс продаж.

Значительные улучшения произошли и в области учета затрат на доставку.  Замена ручного учета на использование типового документа "Поступление прочих услуг" в 1С: УТ 11 позволила автоматизировать процесс учета доп. Затрат и обеспечить корректный расчет себестоимости товара, исключив вероятность ошибок и повысив точность финансовой отчетности.

Реализация интеграции 1С:УТ с информационными системами крупных поставщиков стало еще одним важным шагом к оптимизации.  Это обеспечивает актуальность информации о наличии товара на складах поставщиков и позволяет оптимизировать планирование закупок, предотвращая дефицит и перезатаривание склада.  Для хранения и управления этими данными в 1С был создан специализированный регистр остатков поставщиков, регулярно обновляемый с помощью автоматических выгрузок.

Разработаны удобные инструменты, существенно упрощающие рутинные задачи менеджеров.  Внешние обработки, интегрированные с 1С, позволяют:

  • Быстрый импорт данных: Загрузка номенклатуры и заказов из файлов Excel, что значительно ускоряет процесс внесения информации, особенно учитывая большое количество (260 000) наименований товаров.
  • Удобное заполнение характеристик: Автоматизированный процесс заполнения характеристик номенклатуры (бренд и др.), учитывающий иерархическую структуру данных, что повышает точность и скорость обработки информации.
  • Повышение контроля над приёмкой товара: Внедрение многоуровневой системы приёмки товара с использованием терминалов сбора данных (ТСД) обеспечивает полный контроль на всех этапах.  Менеджеры по закупкам имеют доступ к актуальной информации о статусе приходных документов в 1С, что минимизирует ошибки и ускоряет процесс приёмки.

Приемка и маркировка товаров

Первоначально планировалось внедрение полноценного адресного склада на базе встроенного модуля WMS в 1С:УТ 11.5. Однако в ходе процесса миграции с 1С: УТ 10.3 на 11.5 мы приняли решении о применении поэтапного подхода, начав с интеграции ТСД и внедрения справочного хранения.  Это позволило сотрудникам адаптироваться к изменениям и подготовиться к полному переходу на адресный склад в будущем (реализация в 1 квартале 2025 года).

Интеграция терминалов сбора данных с 1С:УТ позволяет существенно повысить скорость и точность выполнения складских процессов. Кроме того, в рамках задачи по автоматизации склада, мы реализовали возможность коллективной обработки складских заданий. Эта функция позволяет работать с одним документом сразу нескольким кладовщикам, таким образом, приемку, сборку или инвентаризацию товаров можно делать совместно, повышая скорость выполнения операций.

Сейчас процесс приемки товаров состоит из двух этапов, обеспечивающих максимальную эффективность:

Этап 1: Сверка план-факта и автоматическая сортировка.  Сотрудники сканируют товары при поступлении с помощью ТСД. Внедренная система автоматически определяет принадлежность к складской группе и сортирует товары, используя документы «Приобретение товаров, услуг» или «Групповая приёмка». 

Дополнительно мы разработали документ “Групповая приёмка”, позволяющий объединять до 10 документов в один на основе общих реквизитов (дата, номер поставщика и т.д.). Данный процесс значительно ускорил оприходование товаров.  А с помощью функции коллективной работы сразу несколько сотрудников могут параллельно работать с одним документом групповой приёмки на своих терминалах сбора данных (ТСД).

Этап 2: Размещение по ячейкам хранения и контроль.  Сотрудники складской секций размещают товар в ячейках хранения. В свою очередь, менеджер по закупкам, используя интерфейс 1С: УТ 11, подтверждает полную приемку партии товара после проверки качества и количества.  Только после подтверждения менеджера товар получает статус «Доступен для продажи». Реализованная цветовая индикация статуса приемки (зеленый – принят, желтый – частично принят, красный – не принят) в карточке товара и документе «Приобретение товаров и услуг» исключает преждевременную продажу непроверенного товара.

Комплектация и сборка товаров

Наша система автоматизирует процесс комплектации и сборки заказов. Используя специальный интерфейс рабочего места кладовщика, сотрудники создают складские документы “Расходный ордер на товары”. Т.к. склад разделен на секции, то для каждой секции автоматически создается свой ордер. Сам документ Расходный ордер был нами доработан, сейчас, кроме данных о товарах, он содержит дополнительную информацию: данные о сборщике и контролере, и инфо о складской группе товаров. После сборки товара “наборщиком”, контролер осуществляет проверку и упаковку товара под видеокамерами. В старой системе 10.3 для этого использовался отдельный документ, но мы реализовали данный процесс в едином окне - вкладка Отгружаемые товары в Расходном ордере. На этой вкладке отражается проверенное контролером количество товаров, а также разбиение по транспортным упаковкам, в которые контролер упаковывает товар в процессе проверки. 

Помимо информации о товарах и транспортных упаковках, "Расходный ордер" содержит информацию о времени и месте проверки (номер упаковочного стола), что позволяет в случае возникновения претензий клиентов о недопоставке оперативно найти и проверить видеозапись. Система также автоматизирует учет транспортной упаковки, печатая этикетки с номером заказа, временем сборки, маршрутом и количеством упаковок.

Детальная информация в "Расходном ордере" позволяет отслеживать процесс и выявлять причины возможных несоответствий при рекламациях от клиентов.

Производство

В структуре компании Сан Лайт Электро есть производственный отдел, который занимается изготовлением низковольтных изделий (электрощитовое оборудование). В типовом функционале Управление торговлей 11.5 отсутствует производственный контур, поэтому для организации учета производственных операций также были сделаны доработки.

Производство отражается в системе документами Сборка/разборка товаров. Поскольку производится большое количество изделий и каждый экземпляр уникален (в т.ч. за счет разных комплектующих и входящих в состав изделия нескольких десятков SKU), мы реализовали функционал работы с вариантами комплектации. Теперь в системе появилась возможность полноценного учета и корректного расчета себестомости, включая все затраты на сборку и реализацию каждого изделия.

Так же для нужд производства были разработаны и доработаны два  документа 1С, которые обеспечивают:

  • Новый документ "Заказ материалов комплекта": консолидирует все необходимые комплектующие для каждого заказа и облегчает учет наличия комплектующих на разных складах. Также этот документ автоматически формирует перемещения товаров со складов хранения на склад сборки, учитывая наличие на складах.  Товары, которых нет в наличии, получают статус "к обеспечению" для последующего заказа у поставщиков и менеджеры автоматически заказывают их, обеспечивая непрерывность работы.
  • Документ "Создать заказы на сборку»: автоматически формирует документы сборки/разборки для всех изделий, находящихся в производстве (несколько десятков и даже сотен документов одновременно).

Благодаря программной проверке штрих-кодов исключаются ошибки комплектации.  Автоматизированное создание документов в 1С значительно сокращает время обработки заказов и освобождает персонал от рутинной работы. 

Доставка

Для маршрутизации заказов в системе, менеджеры по продажам формируют "листы доставки" по зонам ответственности.  Чтобы выполнять эту задачу быстро и удобно, создана кнопка автоматического формирования “Задания на перевозку” из отфильтрованного списка заказов в соответствии с маршрутами.  Пока составляется и корректируется маршрут, задания на перевозку находятся в статусе "формируется", позволяя добавлять заказы и сортировать их.  После смены статуса на "погрузка" логист добавляет данные о водителе и автомобиле. 

Также реализован дополнительный функционал в виде отдельной вкладки в документе “Задание на перевозку”, позволяющий в режиме реального времени отслеживать текущее количество собранных мест по каждому заказу и секции, обеспечивая онлайн-мониторинг готовности маршрута для комплектовщиков и начальника склада Дополнительный функционал:

  • Пакетная печать: Реализована функция пакетной печати всех документов, связанных с заданием на перевозку, что значительно ускоряет процесс.
  • Порядок печати: Документы печатаются в том же порядке, что и заказы в задании на перевозку, обеспечивая логическую последовательность.
  • Индивидуальные формы: Система автоматически определяет необходимую форму документа (товарный чек, УПД, ТОРГ-12, счет-фактура) на основе данных о клиенте (розничная/оптовая продажа), указанных в карточке клиента.
  • Интерфейс для операторов: Сотрудники отдела документооборота теперь могут напечатать весь необходимый комплект документов одним нажатием кнопки, значительно упрощая их работу и сокращая время обработки заказов. Кроме того, для архивации документов и отметки получения оригиналов в системе разработан функционал, позволяющий отсканировать штрихкод печатной формы оригинала и поставить отметку в системе об успешном окончании документооборота с контрагентом.

Возврат товаров

 «Сан Лайт Электро» - максимально клиент ориентированная компания, которая выстроила гибкую работу со своими покупателями, позволяя постоянным клиентам осуществлять возвраты нереализованной продукции и бракованного товара на протяжении более чем 1 года.

Такой подход непременно ведет к возрастанию процента возвратов, поэтому нам необходимо было реализовать процессы усиленного контроля.

Нами был доработан документ "Заявка на возврат товара от клиента", добавлена многоуровневая система согласования с участием менеджера по продажам, менеджера по закупкам и начальника склада, обеспечивая контроль за возвратом товаров, снятых с производства или имеющих дефекты.  После согласования заявки, в системе автоматически создаются документы "Возврат товара от клиента" и "Приходный ордер", а также задача на приемку и проверку на склад.

Для работы с браком, нами был создан документ "Контроль претензий", автоматизирующий процесс обработки недопоставок и брака. Менеджеры продаж регистрируют претензии, автоматически уведомляя начальника склада о необходимости проверки и определения ответственного, после чего инициируется корректировка документов, а бухгалтерия получает уведомление о необходимости создания корректировочных документов реализации.

Казначейство и управленческая отчетность

В рамках проекта мы детально разобрали все управленческие отчеты в 1С:УТ 10.3, а также настроили и адаптировали отчетность в новой системе. Проект включал миграцию данных по казначейству (движение денежных средств по кассе и банку). Значительные усилия были направлены на внедрение отчетности в блоке финансовых результатов и контроллинга.

Стоит отметить, что после наведения порядка в отчетности,  ответственным сотрудникам стало значительно легче контролировать финансовые результаты и движение средств в компании.

Результаты

  • Проект перехода на 1С:Управление торговлей 11.5 позволил комплексно взглянуть на особенности работы компании «Сан Лайт Электро» и разработать единую, эффективную корпоративную систему учета.

  • Оптимизация ключевых процессов, внедрение нового функционала и технологий учета, вывело компанию на новый уровень конкурентоспособности.

  • Повышение контроля, скорости сборки и выполнения клиентских заказов, оптимизация закупок, позволяют сократить финансовые затраты и увеличить прибыль компании.

  • Корректная финансовая отчетность и прозрачность учета позволяют своевременно реагировать на рыночные изменения, и оперативно принимать взвешенный управленческие решения.

Понравилось решение? Мы бесплатно проконсультируем об особенностях перехода компании с устаревших версий программ 1С на современные решения. А также поможем со сложностями переноса данных, адаптации функционала под специфику компании, интеграции 1С со сторонними системами и сервисами. Кроме этого, мы проконсультируем вас по подбору торгового и складского оборудования, специализированного мобильного ПО и процессам автоматизации товароучетных операций.

Для этого можно обратиться к нам по телефону +7 (495) 212-06-55, по почте zakaz@viant.ru. Мы посоветуем актуальное решение с учетом специфики вашего склада или магазина