Умные устройства для бизнеса: как ТСД меняет подход к инвентаризации в 1С

Что такое инвентаризация

Это процесс точного подсчета товаров и материалов, находящихся на складе, и сверки полученного результата с информацией в учетной системе. Ревизия проводится, чтобы обновить информацию о наличии товаров, выявить разницу между фактическим остатком и данными в учетной системе, а также предотвратить потери и хищения.

В каких случаях проводится пересчет ТМЦ:

• Компании планируют инвентаризацию на определенные даты, обычно в конце финансового периода для составления отчетности;

• Иногда инвентаризация проводится внепланово, если возникают подозрения на несоответствие информации в учетной системе фактическому наличию товаров;

• При смене владельца или реорганизации предприятия проводится инвентаризация для точного определения стоимости имущества;

• При ликвидации компании также проводится инвентаризация — для оценки и распределения имущества.

Зачем нужна инвентаризация:

• Помогает подтвердить точность учета товаров на складе, что важно для финансовой отчетности и планирования закупок;

• Выявляет потери товаров и материалов, а также случаи краж, что помогает предотвратить финансовые убытки;

• Оптимизирует управление запасами, исключая излишние закупки или обнаруживая дефицит товаров;

• Обеспечивает соответствие деятельности предприятия законодательству и создает прозрачность в учете имущества.

Таким образом инвентаризация — это неотъемлемая часть управления складскими запасами, которая помогает предприятиям эффективно управлять ресурсами и избегать потерь. Подробнее об этом процессе читайте здесь.

Что такое терминал сбора данных и чем он поможет во время ревизии

Терминал сбора данных (ТСД) представляет из себя портативное устройство для автоматизации и ускорения процессов сбора, обработки и передачи информации о товарах. На этот мобильный компьютер устанавливается операционная система (обычно это ОС Android) и специальное ПО, которое обеспечивает обмен информацией между устройством и учетной системой по Wi-Fi или сети 3G / 4G. 

Эффективная инвентаризация на современном складе невозможна без применения терминалов сбора данных. Эти устройства делают работу сотрудников склада мобильной и автономной: учетных единицы пересчитываются на местах хранения, без дополнительных походов кладовщика к компьютеру.

Какие еще преимущества несет в себе использование ТСД во время инвентаризации:

• В 3 - 5 раз ускоряется процесс пересчета, так как сканер безошибочно определяет товары и их характеристики по штрихкоду. Как следствие сотрудники больше времени уделяют другим важным задачам. 

• Вместо ручных отметок на бумаге кладовщики сканируют штрихкоды, что уменьшает вероятность ошибок и позволяет получить точную информацию о количестве товаров на складе. Также ПО терминала интегрируется с 1С, благодаря чему собранные данные автоматически и безошибочно передаются в систему учета, ускоряя и упрощая весь процесс.

• Терминал сбора данных прост в использовании и не требует от сотрудников специальных навыков или длительного обучения для начала работы. Стоимость ТСД начинается от 20 000 рублей. Это делает автоматизацию процесса инвентаризации доступной даже для небольших компаний.
  

Инвентаризация с помощью ТСД
в 1С:Предприятие

Подробнее

Как выбрать ТСД для эффективной инвентаризации

Правильный выбор ТСД играет важную роль не только для оптимизации процесса пересчета товаров, но и для повышения эффективности работы склада в целом. Что в свою очередь улучшает качество обслуживания клиентов, сокращает издержки и повышает конкурентоспособность компании на рынке.

Главные аспекты, на которые важно обратить внимание при выборе терминала сбора данных:

• Как долго устройству предстоит работать без подзарядки (зависит от продолжительности смены работника склада);

• Какие условия работы кладовщиков (температура склада, улица или здание и т. п.);

• С какими типами штрихкодов работает компания;

• Какие каналы передачи информации между ТСД и учетной системой доступны на складе (Wi-Fi, 3G / 4G).

Давайте рассмотрим подробнее некоторые характеристики, которые будут влиять на выбор ТСД.

Дисплей и клавиатура

Мобильные устройства бывают двух видов: 

• Со стандартной кнопочной клавиатурой — используются в холодных помещениях, на улице и в других сложных условиях. С такими ТСД кладовщики могут работать в перчатках, в случае загрязнение сенсорного дисплея.

• С монолитным экраном — такое устройство похоже на обычный смартфон. ТСД такого вида чаще используют в розничной торговле, в сервисах доставки и других сферах, где нужен большой дисплей.

Кроме того, стоит серьезно подойти к выбору разрешения экрана: изображения и текст должны быть хорошо видны кладовщику при любом освещении. 

Сканер штрихкода

В терминалах сбора данных обычно используются следующие типы сканеров:

• 1D (одномерные) сканеры — предназначены для сканирования стандартных штрихкодов, состоящих из черных полос и промежутков на белом фоне; обладают хорошей скоростью считывания и широким углом обзора.

• 2D (двумерные) сканеры — способны считывать информацию не только по горизонтали, но и по вертикали, что позволяет хранить больше информации на меньшем пространстве. Такой вид сканеров получил широкое распространение в РФ после введения системы обязательной маркировки «Честный знак».

• Long range сканеры — оснащены дополнительной оптикой или лазерным модулем, который позволяет сканировать штрихкоды с расстояний до 15 метров. Это делает их идеальным выбором для сканирования товаров на высоких полках и в других тяжелодоступных местах. 

Защита от влаги и падений, рабочая температура

Стандартный уровень влагозащиты и ударопрочности для ТСД — IP54. Такие модели подходят для работы на большинстве складов. Дополнительно перед покупкой рекомендуем изучить «краш-тесты» ТСД на падение с высоты выше 1 метра. 

На складах, где условия хранения подразумевают низкие температуры и высок риск повреждения ТСД, стоит выбирать устройство со степенью защиты не ниже IP65. 

Обычно современный терминалы сбора данных бесперебойно работают при разбросе температур от -10ºС до +50ºС. Для более низких температур стоит обратить внимание морозостойкие виды ТСД с подогревом платы и\или экрана. 

Время работы терминала

Чтобы работа кладовщиков была максимально эффективной, устройство должно держать заряд не менее продолжительности рабочей смены. Поэтому перед покупкой проверяйте показатель среднего времени работы без подзарядки для выбранной модели. 

Для быстрого решения вопроса с севшим аккумулятором производители предусмотрели сменные батареи, зарядные станции для аккумуляторов. Но чтобы не отвлекать сотрудника склада на эти моменты, лучше выбирать устройство с емкостью аккумулятора не менее 4300 мАч. Это обеспечит бесперебойную работу устройства на протяжении 8 часов. 

Обмен информацией с учетной системой и дополнительным оборудованием

Главная цель ТСД — максимально упростить работу кладовщика и сделать ее полностью автономной. Для этого в устройстве предусмотрено наличие:

• Wi-Fi / GSM / 2G / 3G / 4G (LTE) — для обмена информацией с учетной системой;

• Bluetooth — для подключения к дополнительному оборудованию (принтер этикеток, эквайринг-терминал и т. д.);

• GPS, NFC, а также RFID-считывателей.

Аксессуары

Чтобы сделать работу сотрудников с ТСД более удобной и минимизировать повреждения мобильных устройств, производители выпускают различные девайсы: защитные пленки для экранов, чехлы, удобные пистолетные рукоятки. Все это позволяет эффективно использовать ТСД на складах разных конфигураций. 

Универсальный вариант, который подходит для работы на большинстве складов, и который мы часто рекомендуем к покупке нашим клиентам, — это Mindeo M40. Чтобы узнать преимущества этой модели ТСД — смотрите обзор от нашей команды.

Программное обеспечение для объединения ТСД с 1С

Чтобы выполнить процесс ревизии, кладовщик должен сначала получить задание на ТСД из 1С, а после передать информацию с ТСД в систему учета. Сделать возможным такой обмен информацией позволяет специальное программное обеспечение, которое должно интегрироваться с любыми конфигурациями на базе 1С:Предприятие. Наша команда работает с одним из самых универсальных и популярных ПО — «Клеверенс». 

Почему мы отдаем предпочтение этому варианту:

• Это готовое решение из коробки с встроенными сценариями для всех складских операций, что в том числе делает его идеальным инструментом для проведения ревизии.

• Быстрая настройка делает это ПО привлекательным выбором для предприятий, которые хотят начать использовать ТСД с минимальными затратами времени и ресурсов на внедрение.

• «Клеверенс» совместим с любой версией 1С. Поэтому нет необходимости в дополнительных настройках или модификациях – программа готова к работе сразу после установки.

• Это ПО имеет открытый код, благодаря чему можно дорабатывать и расширять возможности программы в соответствии с индивидуальными требованиями бизнеса.
  

Далее сканирует необходимые учетные единицы, фактическое их количество будет автоматически проставляться в одноименной колонке. Колонка с учетными показателями здесь не предусматривается.

После того как все товары будут отсканированы, кладовщик завершает документ, который автоматически отправляется в 1С.

Ревизия по выгруженному из 1С заданию

Менеджер создает в учетной системе 1С задание на пересчет, которое впоследствии автоматически отправляется на терминал сбора данных. Чтобы начать ревизию, кладовщик заходит в пункт меню «Инвентаризация» и выбирает нужный документ «Пересчет товаров».

Открыв документ, кладовщик видит список ТМЦ, которые необходимо пересчитать и приступает к их сканированию с помощью ТСД. Система автоматически проставляет количество в колонке «Факт», прибавляя по 1 единице по каждому отсканированному штрихкоду. Либо сотрудник вручную вводит фактическое число учетных единиц. Если факт будет отличаться от учетных показателей, система сразу отобразит на экране ТСД расхождение. 

Также возможно программно отключить колонку ПЛАН для кладовщика, чтобы избежать соблазна хищения товара при обнаружении излишек.

Чтобы закончить ревизию, кладовщик завершает документ пересчета на терминале, при этом информация о фактическом количестве товаров автоматически отправляется в учетную систему. Таким образом в 1С в документе «Пересчет товаров» автоматически заполнится колонка «Факт». 

Смотрите как проходит инвентаризация по заданию на примере конфигурации 1С:Управление торговлей:

Заключение

В мире современного бизнеса, где эффективность бизнес-процессов и точность учета играют решающую роль, цифровизация процесса инвентаризации становится неотъемлемым элементом успешного управления складскими запасами. Мы видим, как технологии с каждым днем меняют правила игры, и в этом контексте использование ТСД выходит на передний план. Эти устройства не только упрощают инвентаризацию, но и несут в себе ряд других преимуществ в виде оптимизации работы склада и повышения конкурентоспособности компании.

Таким образом, использование ТСД на складе, и в частности в процессе инвентаризации становится необходимостью для современных предприятий, которые хотят повысить эффективность управления ресурсами. Это инвестиция, которая окупается за счет увеличения пропускной способности склада, снижения издержек и повышения лояльности клиентов.

Понравилось решение? Мы бесплатно проконсультируем об особенностях его внедрения на ваш склад. А также поможем со сложностями при работе со складским оборудованием, программным обеспечением от Клеверенс и настройкой складских процессов в 1С.

Для этого можно обратиться к нам по телефону +7 (495) 212-06-55, по почте zakaz@viant.ru. Мы посоветуем актуальное решение с учетом специфики вашего склада или магазина.