и нажмите кнопку «В корзину».
Переход на новую систему учета и комплексная автоматизация склада: кейс компании «Экоторг»
Читать похожие кейсыБизнес-процессы компании построены таким образом, что сотрудник склада является универсальным специалистом: он и продает товары наряду с менеджерами по продажам, и оформляет необходимые документы, и проводит все стандартные складские операции.
До начала сотрудничества с нами работа кладовщиков в компании не была автоматизирована, трудоемкие складские процессы выполнялись вручную, что часто приводило к проблемам:
- ошибки в учете товаров, пересорты, ведущие к финансовым потерям;
- снижение эффективности работы из-за необходимости выполнять рутинные операции вручную, ошибки в оформлении документов;
- низкая скорость обработки заказов из-за сложности поиска товаров на складе.
Какие перед нами стояли задачи
Изначально клиент обратился к нам в связи с переходом из «1С: Управление нашей фирмой» на «1С:Комплексная автоматизация». Также нужно было максимально упростить работу кладовщиков, сократить их перемещения между складом (который расположен под открытым небом) и кабинетом, где находится компьютер с учетной системой.
Таким образом, нашей команде предстояло реализовать комплекс работ по построению складского учета в новой 1С, внедрению терминала сбора данных для оптимизации складских операций и повышения эффективности работы всей компании. Было решено сделать тестовое внедрение на одном из 9 складов компании-клиента и уже потом масштабировать автоматизацию на другие склады. При этом реализовать проект нужно было максимально мягко для сотрудников, чтобы не было саботажа работы в новой системе.
Что было сделано
Для того чтобы достичь всех поставленных целей проекта, мы проанализировали исходные данные, с которыми к нам пришел клиент, оценили условия работы кладовщиков и особенности хранения товаров на складе.
Внедрили в работу терминал Mindeo M40 с ПО «Клеверенс». Отдали предпочтение этому устройству, так как оно максимально соответствует условиям работы склада: улица, нет покрытия Wi-Fi, для обмена информацией с учетной системой используется сеть 4G.
Терминал выполняет роль многофункционального мобильного устройства. Кладовщик использует дейвайс не только для работы с основными складскими процессами, но и как рабочий телефон для звонков, переписок в WhatsApp и т. д. Таким образом, у сотрудника появился универсальный мобильный инструмент, это очень удобно.
Евгений Коваленко, Руководитель проекта “Виант”
Приемка
Помимо стандартной приемки от поставщика, автоматизирована операция перемещения продукции с других складов, так как ТСД внедрен пока только на одном складе компании-клиента.
Как это выглядит.
Работник склада, с которого отправляется продукция, создает документ «Заказ на перемещение» в учетной системе 1С. После того как этот документ переводится в статус «К отгрузке», он автоматически выгружается на терминал сбора данных кладовщика принимающего склада.
Когда продукция поступила, кладовщик сверяет фактическое наличие учетных единиц в поставке с плановым. Для этого с помощью ТСД сканирует штрихкоды товаров и вводит их количество. После завершения приемки на ТСД в учетной системе создается документ «Перемещение».
Если в процессе приемки обнаружилась недостача или излишек товара, то для урегулирования этого расхождения в 1С создается «Акт расхождения при перемещении».
в 1С с помощью ТСД
Перемещение по складам
Этот процесс реализован на перспективу, и будет использоваться, когда терминалы сбора данных будут внедрены на всех складах компании-заказчика.
Алгоритм процесса:
На терминале создается документ перемещения. Кладовщик сканирует учетные единицы или вводит их вручную на устройстве, тем самым формируя партию товаров для перемещения на другой склад. По завершении документа на ТСД информация автоматически передается в учетную систему 1С, где одновременно создается документ «Перемещение товаров» в статусе «Отгружен на склад получателя».
Инвентаризация
Здесь мы реализовали типовой процесс, когда задание на пересчет создается менеджером в 1С. Кладовщик открывает это задание на своем терминале сбора данных в меню «Инвентаризация», сканирует штрихкоды согласно появившемуся списку, проставляет вручную количество товара. Когда все учетные единицы отсканированы, кладовщик завершает документ на ТСД, информация передается в 1С. При наличии расхождений их отражение в учете реализуется непосредственно в учетной системе.
Отгрузка
Бизнес-процессы в компании клиента подразумевает два сценария отгрузки:
-
Когда продажа совершается кладовщиком непосредственно на складе;
-
Когда заказ делают менеджеры в 1С.
В первом случае, когда покупатель выбирает понравившийся товар, кладовщик создает на терминале сбора данных документ «Заказ клиента» и добавляет в него нужные позиции. При этом для сотрудника склада реализована возможность добавлять товары в заказ без цены. Это позволяет сделать ценовую политику более гибкой, например, предоставлять покупателям скидки в момент оформления заказа. После добавления всех необходимых покупателю товаров в заказ на ТСД документ завершается, информация автоматически отправляется в учетную систему.
Во втором случае заказ клиента создают менеджеры. Изначально он формируется в Битрикс24, затем данные о нем передаются в 1С, а уже оттуда — на ТСД. Работник склада на основании этого документа проводит стандартную процедуру отбора: сканирует штрихкоды согласно списку, вручную проставляет количество. По окончании процедуры — завершает документ на ТСД, там самым отправляя информацию в 1С.
Стоит отдельно отметить еще один функционал, который мы реализовали конкретно для этой компании. Кладовщик здесь наделен полномочиями кассира и может принимать оплату от покупателей непосредственно на складе. И при завершении документа отгрузки на ТСД устройство предлагает автоматически создать документ «Приходный кассовый ордер». В случае если кладовщик принимает наличные деньги от клиента, то нажимает «да», вводит сумму, выбирает кассу предприятия из 1С. И на основании документов «Заказ клиента» и «Реализация» создается Приходный кассовый ордер.
в 1С с помощью ТСД
Замена товара
Когда отгрузка товара производится через менеджера, в системе отключен контроль остатка при проведении заказов клиента. То есть, даже если товара нет на остатке, можно провести такой заказ в статус «К отгрузке». При сборке такого заказа с помощью ТСД проверяется остаток необходимого товара на складе. И если выявляется, что товара не хватает, реализуется процесс «Замена товара».
Этот процесс представляет из себя замену товара из заказа клиента на схожий товар на усмотрение кладовщика. Например, крошку 5-миллиметровой фракции можно заменить на крошку 6-миллиметровой фракции без проблем для покупателя и без существенного изменения цены заказа.
Когда все товары добавлены в заказ с учетом заменителей, система также предлагает кладовщику создать Приходный кассовый ордер. В случае реализации отгрузки с заменой, наряду с документами «Приходный кассовый ордер» и «Реализация товаров / услуг», создается документ «Пересортица товаров». Он необходим, чтобы отразить пересортицу, возникшую после замены одного товара из заказа поставщика на другой.
Результаты нашей работы
-
Внедрение терминалов сбора данных и переход на новую систему учета значительно упростили выполнение складских операций. Это привело к сокращению времени на выполнение рутинных задач и повышению скорости работы всей компании.
- Автоматизация основных складских процессов кратно снизила вероятность ошибок в учете и оформлении документов.
-
Благодаря оптимизации складских процессов и уменьшению времени на поиск товаров на складе, компания значительно увеличила скорость обработки заказов, что позволяет оперативнее удовлетворять потребности покупателей и повышает уровень сервиса.
-
Использование терминалов сбора данных, которые также служат в качестве универсальных устройств, существенно повысило удобство работы кладовщиков. Они больше не нуждаются в параллельном использовании нескольких девайсов, не тратят время на лишние перемещения между складом и кабинетом.
- Проведение тестового внедрения на одном из складов и последующее масштабирование автоматизации на остальные склады готовит компанию к дальнейшему росту и развитию. Подход к внедрению проекта максимально мягкий для сотрудников, такой способ позволяет бесстресово перейти на цифровизацию предприятия без саботажа и остановки рабочего процесса.
Понравилось решение? Мы бесплатно проконсультируем об особенностях его внедрения на ваш склад. А также поможем со сложностями при работе со складским оборудованием, программным обеспечением от Клеверенс и настройкой складских процессов в 1С.
Для этого можно обратиться к нам по телефону +7 (495) 212-06-55, по почте zakaz@viant.ru. Мы посоветуем актуальное решение с учетом специфики вашего склада или магазина.
ОБОРУДОВАНИЕ И ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ