Складской учет в 1С:УНФ. Особенности, документы, процессы, подключение ТСД

Что такое программа 1С:УНФ

1С:УНФ (Управление нашей фирмой) - это популярная программа из семейства 1С, предназначенная для автоматизации малого и среднего бизнеса. УНФ отлично подходит как для розничной торговли, так и для небольших производств, которые хотят вести полноценный учет в одной системе. 

Складской учет и 1С:УНФ. Опыт интегратора

Мы в Виант заметили рост клиентов, использующих эту систему учета, и решили рассказать поподробнее о складском контуре программы. В части работы склада 1С:УНФ позволяет учитывать работу с поставщиками, размещать товары по ячейкам, учитывать передачу сырья в производство и выпуск готовой продукции на склад, резервировать товары под клиентов, и вести полноценную работу по сборке и отгрузке товаров клиентам. Кроме этого, в УНФ из коробки есть интеграция с Честным знаком для работы с маркированным товаром, а также возможность реализовать интеграцию с популярными маркетплейсами.

Таким образом, мы получаем универсальное и недорого решение, которое позволяет закрыть все вопросы по учету в компании как на старте бизнеса, так и при его последующем развитие. Рассмотри подробнее возможности программы.

1. Ведение учёта товаров и материалов на складе и производстве:

• Создание номенклатуры и учет товаров в разрезе: различных единиц хранения (в т.ч. в штуках, упаковках, литрах, отрезах, рулонах, бухтах и т.п.); характеристик, сроков годности и серийных номеров;

• Подключение оборудования для маркировки товаров и работы с штрихкодами и RFID: сканеры, принтеры этикеток, терминалы сбора данных, RFID-считыватели;

• Учет маркируемых товаров Честный знак, работа с алкогольной продукцией и ЕГАИС, работа с объемно-сортовым учетом и системой Меркурий;

• Регистрация поступления и выбытия товаров, материалов и других ценностей;

• Учёт остатков товаров на складе, в т.ч. в разрезе мест хранения;

• Проведение инвентаризации товаров.

Настройка работы склада в УНФ позволяет сконфигурировать различные параметры учета. Для перехода к настройке: Настройки – Еще больше возможностей - Склад. 

УНФ позволяет вести учет в разрезе нескольких складов, использовать ордерную схему учета, учитывать товары в разрезе ячеек хранения.

2. Контроль складских операций:

• Автоматизированное формирование документов на основе данных о складских операциях (например, приходных и расходных накладных на основании заказов поставщикам и заказов клиентов);

• Формирование отчётов о движении товаров на складе;

• Возможность просмотра истории операций с товарами на складе, контроль работы сотрудников склада;

• Система статусов для отслеживания выполнения заказов поставщику, производственных процессов и отгрузки заказов клиентов по складам.

• Анализ оборачиваемости товаров на складе;

• Определение оптимального уровня запасов товаров на складе;

• Подробные отчеты об остатках и всех перемещениях товаров.

4. Ведение учёта затрат на хранение товаров на складе (аренда, коммунальные услуги и т. д.) и возможность распределение затрат на себестоимость товаров.

5. Интеграция со сторонними сервисами и программами:

• Обмен с 1С:Бухгалтерия и интернет-сайтами на 1С:Битрикс из коробки

• Возможность подключение терминалов сбора данных, специального мобильного софта и оборудования для маркировки

Учет товаров по штрихкодам в 1С:УНФ. Внедряем ТСД и автоматизируем склад

Наша компания специализируется на автоматизации складов на базе 1С. У нас множество статей про то, как использование мобильных терминалов и штрихкодирования позволяет значительно ускорить и упростить процессы на складе. А также ряд интересных кейсов по автоматизации склада в 1С:УНФ. 

Давайте разберем несколько самых популярных сценариев и “классических” процессов, с использованием типовых документов 1С:УНФ и работой терминала сбора данных.

Приемка товаров на склад. Наилучшим сценарием для контроля поставщика и сверки план-факта будет работа по документу Заказ поставщику, который заранее создается в системе 1С для планируемого поступления.

Когда сырье и товары приехали на склад, документ выгружается на мобильное устройство, это позволяет кладовщику сверять бумажную накладную с заказом сразу при выгрузке из автомобиля. Кладовщик сканирует штрихкоды товаров и отмечает факт поступления. Для непромаркированных товаров предусмотрена возможность печати штрихкодов сразу с ТСД. А в случае приемки товаров Честный знак, программа на мобильном устройстве запрашивает код маркировки.

После мобильной обработки документа, данные автоматически выгружаются в 1С, где на основании Заказа поставщику может быть создан как Приходный ордер, так и Приходная накладная. Важно, что при такой приемке полностью отсутствует работа по листочку, а в УНФ с ТСД загружаются только фактически принятые позиции. Это сокращает и время, и силы, и ошибки ручного ввода.

В зависимости от настроек вашей системы УНФ, распоряжением для ТСД при приемке может является и любой другой документ системы, например: Приходная накладная, Приходный ордер, Возврат от клиента, Перемещение или Производство. Настройки системы и ПО для ТСД гибкие и должны адаптироваться под потребности конкретного бизнеса.

Перемещение между складами или ячейками. Данные складские процессы позволяют отражать движение товаров между складами компании, производственным цехом и складом сырья или готовой продукции, движение ТМЦ по местам хранения (ячейкам). В 1С:УНФ ведется работа с документами: Заказ на перемещение, Перемещение, Перемещение по ячейкам.

При автоматизации операций внутреннего движения товаров с помощью ТСД, используется две основных схемы: работа по заранее выгруженному заданию либо создание документа перемещение пользователем на ТСД.

В любом из вариантов после обработки задания на мобильном устройстве, данные моментально отражаются в УНФ. Виден не только факт выполнения перемещения, но и дата, время и автор документа. Таким образом система не только контролирует кладовщиков, а также повышается уровень дисциплины и личной ответственности сотрудников склада.

Подбор и отгрузка товаров покупателям. Сборка товаров по заказам клиентов – один из самых важных процессов компании, где ошибки недопустимы. Пересорты и недогрузы напрямую влияют не только на лояльность клиентов, но и на прибыль компании. Основной задачей при подборе товаров по Заказу покупателя является точная идентификация каждой позиции в соответствии с заказом. Поэтому мы настоятельно рекомендуем использовать современные технологии и штрихкодирование, особенно для работы с серийными и партионными товарами.

Из 1С: УНФ на ТСД могут выгружаться следующие задания-распоряжения: Заказ клиента, Расходная накладная, Расходный ордер. Кладовщик с помощью ТСД подбирает товары на складе, опционально из конкретных ячеек хранения. В случае сканирования штрихкода вне плана подбора, ТСД выдаст громкий звук ошибки и информационное сообщение.

Выгоды от такой схемы работы:

• сборка товаров и сверка план-факта осуществляется полностью мобильно;
• ТСД контролирует правильность подбора товара, характеристики, партии;
• данные о подобранных товарах автоматически загружаются в 1С, менеджеры видят статус сборки в режиме онлайн;
• скорость сборки заказов увеличивается минимум в 2-3 раза;
• система исключает пересорты, клиент получает именно то, что заказывал.

Инвентаризация.  В 1С:УНФ для инвентаризации используется одноименный документ, на основании которого, по результатам пересчета товаров формируются документы списания недостач и оприходования излишков. Интеграция ТСД позволяет проводить инвентаризацию в разы быстрее, выполняя задание сразу несколькими сотрудниками. Важно отметить, что проводить инвентаризацию можно как по заранее выгруженному заданию с отбором товаров (например, по сегменту номенклатуры, типу, местам хранения), так и без задания, путем создания Инвентаризации на ТСД.

Автоматизированная выгрузка результатов в 1С позволяет сократить ошибки ввода данных и время на поиск позиций с расхождениями в списке документа (особенно, если в документе более 50 строк).

Внедрим ТСД, настроим мобильное выполнение складских операций

Настроим складские процессы в 1С:УНФ, внедрим штрихкодирование, подключим складское оборудование

Подробнее

Одним из немаловажных плюсов 1С:УНФ и программ на платформе 1С:Предприятие является возможность доработки конфигурации под требования заказчика. Открытый код платформы позволяет бизнесу адаптировать свою систему вместе с ростом компании, а таким интеграторам, как мы, внедрять новые функции в учетную программу клиента без использования и последующей поддержки сторонних сервисов.

Приведем примеры востребованных доп. функций:

• Упаковка товаров во время сборки на отгрузку, создание паллет с помощью ТСД, печать упаковочных листов
• Печать этикеток товаров с помощью ТСД в любой складской операции
• Консолидированный подбор заказов для клиентов и маркетплейсов 
• Анализ KPI работы склада

Этапы внедрения ТСД и автоматизации склада в 1С:УНФ

1. Анализ текущих процессов и выбор интегратора. Прежде чем покупать оборудование, специальный мобильный софт для ТСД, а также выбирать интегратора по рекламе, необходимо провести анализ текущих процессов и описать функции будущей системы. Это можно сделать самостоятельно, в виде короткого текстового документа, либо с помощью интегратора. При выборе интегратора обращайте внимание на опыт в вашей отрасли. Если подрядчик уже делал подобные проекты, то наверняка он знаком со спецификой работы и подскажет наиболее оптимальный путь решения ваших задач.

Чтобы рассчитать проект, прежде всего необходимо разобраться со спецификой учета номенклатуры, движением товаров на складе, возможностью внедрения адресного хранения, а также текущим документооборотом в 1С:УНФ. Это позволит определить, какие процессы уже автоматизированы и какие изменения потребуются, подсветить узкие места и точно рассчитать бюджет и сроки внедрения программно-аппаратного комплекса.

2. Выбор оборудования и мобильного ПО. Сейчас на рынке есть множество моделей ТСД, сканеров, специализированных принтеров этикеток и расходных материалов. А также несколько крупных компаний-разработчиков мобильного ПО, таких как Клеверенс, Data Mobile, Симпл.

При выборе мобильного ПО для ТСД следует обратить внимание на возможность поддержки и обновления системы, а также наличие открытого кода и партнеров-интеграторов, способных доработать программу для ТСД. Ведь функционал вашей системы должен активно развиваться вместе с ростом вашей компании.

3. Разработка программно-аппаратного комплекса. На данном этапе осуществляется подготовка программы и оборудования для работы. Настройка и адаптация функций учета в 1С:УНФ, подключение мобильного ПО для ТСД, настройка обмена данным, подключение складского оборудования, настройка WiFi – сети.

4. Тестирование системы и обучение персонала. Запуск системы в работу не тестовом контуре, выполнение складских операций с помощью ТСД (дублирование основного учета), отладка настроек, внесение корректировок. После ”обкатки” системы производится обучение сотрудников работе с ТСД и 1С, включая кладовщиков, операторов, администраторов и руководителей. Также создаются подробные инструкции.

5. Запуск в промышленную эксплуатацию. На данном этапе все дополнительные настройки УНФ переносятся на рабочую базу 1С, а также переподключается ПО для ТСД. Склад переходит полностью на работу по автоматизированной схеме и начинает выполнять все операции с помощью мобильных устройств. 

Немаловажным фактором на данном этапе является пост-пусковое сопровождение интегратора, которое должно осуществляться как минимум в течении 2 недель после перехода компании на новую схему учета.